ホームページ運用マニュアル作成のポイント
1. マニュアル作成の目的と対象者の明確化
- 目的：ホームページの円滑かつ継続的な運用、担当者のスキル平準化、トラブル発生時の迅速な対応、複数担当者間での情報共有の促進
- 対象者：ホームページの新規担当者、既存担当者のスキルアップ、外部委託業者
- 想定される読者層：ITリテラシーのレベル、ホームページ運用経験の有無を考慮し、専門用語の解説や図解の必要性を検討
2. マニュアルの構成要素
2.1. 基本情報
- ホームページURL：対象となるホームページの正確なURL
- 管理責任者：ホームページ全体の管理責任者の氏名、連絡先
- 担当部署/担当者：日常的な運用を担当する部署名、担当者名、連絡先
- 更新頻度：定期的な更新頻度（週次、月次など）
- 最終更新日：マニュアル自体の最終更新日
- バージョン情報：マニュアルのバージョン履歴
2.2. 運用体制
- 役割分担：コンテンツ作成、画像編集、HTML/CSS編集、サーバー管理、アクセス解析、セキュリティ管理など、各担当者の具体的な役割
- 承認フロー：コンテンツ公開前の承認プロセス（誰が、何を、どのように承認するか）
- 連絡体制：担当者間、部署間、外部業者との連絡方法（メール、チャットツール、電話など）
- 緊急連絡体制：障害発生時などの緊急時の連絡網と対応手順
2.3. コンテンツ運用
2.3.1. コンテンツ作成・編集手順
- 投稿・編集ツールの説明：CMS（WordPress, Movable Typeなど）の操作方法、ログイン方法、基本機能の説明
- コンテンツの種類別作成ガイド：
- テキストコンテンツ：文字数、改行、段落のルール、強調表現の使い方
- 画像コンテンツ：
- 画像フォーマット：JPEG, PNG, GIFなどの使い分け
- 画像サイズ・解像度：推奨サイズ、ピクセル数、ファイルサイズの制限
- 画像編集ツールの使い方：トリミング、リサイズ、明るさ調整、ファイル形式変換
- 著作権・肖像権：使用許諾の確認、フリー素材の利用ルール
- 動画コンテンツ：埋め込み方法、ファイル形式、再生環境の考慮
- リンク：内部リンク、外部リンクの設置方法、アンカーテキストのルール
- その他：PDF、音声ファイルなどの取り扱い
- 校正・校閲：誤字脱字、表現の統一、事実確認のプロセス
- 下書き保存・公開設定：コンテンツの保存方法、公開・非公開の設定
2.3.2. カテゴリー・タグ設定
- カテゴリー構造：ホームページ全体のカテゴリー設計、新規カテゴリー作成・編集ルール
- タグ付けルール：効果的なタグの選定方法、重複タグの回避
2.3.3. SEO対策
- キーワード選定：ターゲットキーワードの調査方法、設定場所
- メタデータ設定：タイトルタグ、メタディスクリプションの作成ルール
- 見出しタグ（Hタグ）の使い方：H1, H2, H3などの階層構造と適切な使用法
- alt属性：画像へのalt属性設定の重要性と記述ルール
- URL構造：分かりやすいURLの命名規則
2.4. デザイン・レイアウト
- コーポレートカラー・フォント：使用可能な色、フォントの種類、サイズ指定
- レイアウトテンプレート：各ページタイプ（トップページ、記事ページ、お問い合わせページなど）の標準レイアウト
- レスポンシブデザイン：PC、タブレット、スマートフォンでの表示確認方法
- 画像・バナーの配置ルール：配置場所、サイズ、余白の指定
2.5. 技術的な運用
2.5.1. サーバー・ドメイン管理
- サーバー情報：サーバー会社名、IPアドレス、SSH接続情報（必要な場合）
- ドメイン情報：ドメイン取得会社、更新期限
- FTP/SFTP接続：接続方法、アカウント情報
2.5.2. セキュリティ対策
- ログイン情報管理：パスワードポリシー、二段階認証の設定
- SSL証明書：SSL化の確認、更新時期
- バックアップ：バックアップ頻度、復旧手順
- 不正アクセス対策：ファイアウォール設定、IPアドレス制限（必要な場合）
- 脆弱性対策：CMSやプラグインのアップデート管理
2.5.3. アクセス解析
- ツール：Google Analyticsなどの設定・確認方法
- 主要指標：PV数、UU数、セッション数、直帰率、コンバージョン率などの確認方法
- レポート作成：定期的なレポート作成方法、分析結果の共有方法
2.6. トラブルシューティング
- よくあるエラーとその対処法：
- 表示エラー：404 Not Found, 500 Internal Server Errorなど
- リンク切れ：内部リンク、外部リンクのチェック方法と修正方法
- 画像表示されない：パス、ファイル形式、ファイルサイズの確認
- ログインできない：ID/パスワード、ブラウザキャッシュの確認
- 障害発生時の対応フロー：
- 一次対応：状況確認、担当部署への連絡
- 二次対応：復旧作業、原因調査
- 関係者への連絡：社内、社外への情報共有
- 問い合わせ窓口：技術的な問題が発生した場合の問い合わせ先（サーバー会社、開発会社など）
2.7. その他
- 用語集：ホームページ運用に関する専門用語の解説
- FAQ：よくある質問とその回答
- 参考資料：関連する規約、ガイドライン、外部リソースへのリンク
3. マニュアル作成・運用のポイント
- 図解・スクリーンショットの活用：操作手順や設定画面を視覚的に理解しやすくする
- 簡潔で分かりやすい言葉遣い：専門用語は避け、平易な表現を心がける
- 定期的な見直しと更新：ホームページの仕様変更、ツールのアップデートに合わせて内容を最新の状態に保つ
- 実践的な内容：現場の担当者がすぐに活用できる具体的な手順を記載する
- 版管理：変更履歴を記録し、いつ、誰が、何を、なぜ変更したのかを明確にする
- 共有方法：マニュアルをどこに保管し、どのように共有するか（共有フォルダ、イントラネットなど）
- フィードバックの収集：マニュアル利用者の意見を収集し、改善に活かす
4. マニュアル作成ツール
- ドキュメント作成ソフト：Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer
- Wikiシステム：Confluence, MediaWiki
- マニュアル作成専用ツール：DocuWorks, NotePM
まとめ
ホームページ運用マニュアルは、単なる作業手順書ではなく、ホームページという組織の顔を効果的かつ継続的に維持・発展させるための羅針盤です。明確な目的意識と対象者の理解に基づき、網羅的かつ実践的な内容を、図解などを活用しながら分かりやすく記述することが重要です。また、一度作成して終わりではなく、ホームページを取り巻く環境の変化に合わせて定期的に見直し、最新の状態に保つことで、その価値を最大限に引き出すことができます。
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